Secretario(a) Administrativo(a)

Secretario(a) Administrativo(a)

Ubicación

Copiapó, Atacama

Descripción completa del empleo

Institución

Ministerio de Vivienda y Urbanismo / Subsecretaría de Vivienda y Urbanismo / SEREMI de Vivienda y Urbanismo Región de Atacama

Convocatoria

Secretario(a) Administrativo(a)

Nº de Vacantes

1

Área de Trabajo

Administración

Región

Región de Atacama

Ciudad

Copiapó

Tipo de Vacante

Contrata

Postulaciones a esta convocatoria

21

Última a las 17:40:23 del 23-10-2024

¿Qué documentos necesito para postular?

- Copia Cédula de Identidad

- Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley
- Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados, según corresponda






- Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral
- Certificado Situación militar al día (*)
- CV Formato Libre (Propio)

Simbología:

Tengo el documento requerido

No tengo el documento requerido

Postular a la Convocatoria

- Renta Bruta

891.002

Condiciones

- La renta señalada no incluye la Asignación de Modernización, la que conforme se señala en la Ley N° 19.553, se devenga mensualmente, pero se paga trimestralmente en los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre, de acuerdo con el cumplimiento de metas del Servicio.
- Dejase establecido que la persona seleccionada será nombrada en un empleo a contrata, que dura como máximo hasta el 31 de diciembre de cada año y las personas que los sirvan expiran en sus funciones en dicha fecha, por el sólo ministerio de la ley, salvo que se proponga una prórroga con a lo menos 30 días de anticipación.
- Los/as nuevos funcionarios/as que ingresen por procesos de selección, tanto internos como externos,





tendrán un período a prueba de 3 meses, antes de realizar la contratación definitiva, previa evaluación de su desempeño.

Objetivo del cargo

Prestar apoyo en las tareas ejecutivas, administrativas y operacionales para lograr el óptimo funcionamiento y rendimiento del Departamento de Planes y programas.

- Funciones del Cargo

Funciones específicas del cargo:

- Recepcionar, llevar registro, revisar, derivar y despachar toda la documentación y/o correspondencia que ingresa y sale de su unidad.
- Apoyo administrativo a procesos de revisión de rendiciones de cuentas asociadas a transferencias de recursos a entidades externas.
- Realizar control y seguimiento a las respuestas de documentos y/o correspondencia.






- Conocer el qué hacer de su unidad y derivar correctamente tanto la documentación que ingresa como los temas que cada área maneja.
- Efectuar labores de archivo de documentos y expurgo de éstos.
- Elaborar documentos y respuestas a solicitudes básicas y digitar documentación solicitada.
- Efectuar seguimiento de documentos internos.
- Administrar Sistema de Gestión Documental y de Oficina de Partes.
- Preparar reporte a su jefatura con todos los documentos que se encuentran pendientes de responder.
- Efectuar atención telefónica y de público, para entregar una asistencia y/o coordinación en materias generales de su unidad.
- Gestionar los requerimientos de la Plataforma de Ley de Lobby y las reuniones respectivas para su registro y seguimiento.
- Elaborar respuestas de temas frecuentes,





para responder por correo electrónico.
- Asistir a la Jefa/e del Departamento de Planes y Programas en los aspectos de coordinación interna y con las distintas áreas del MINVU.
- Asistir a los funcionarios de su unidad, en consultas y coordinación de reuniones presenciales.
- Gestionar la agenda de su jefatura, y/o de quien le subrogue, colaborando a mantener los tiempos asociados a cada reunión.
- Organizar y agendar reuniones, de acuerdo con la solicitud de la Jefatura.
- Coordinar que la sala de reuniones se encuentre preparada y equipada con todo lo necesario.
- Tomar nota en reuniones y elaborar actas de éstas.
- Administrar el pedido y entrega de materiales para de su unidad, de acuerdo con los requerimientos que se identifiquen.






- Realizar el seguimiento y control del envío de la documentación, para el pago de facturas a las áreas correspondientes, ayudando en el seguimiento a los tiempos empleados por los equipos en revisar y derivar la documentación necesaria para el pago.
- Coordinar el buen uso del Centro de Impresión, apoyando, cuando sea necesario, el proceso digitalización o impresión de documentos, así como ser el interlocutor con la empresa que entrega el servicio de soporte frente a fallas.
- Coordinar aspectos logísticos relacionados con la mantención del mobiliario de su unidad, gestionando reparaciones, mejoras y otros aspectos relacionados con el espacio físico.
- Informar a prevención de riesgos,





las necesidades de equipamiento especial para los funcionarios que así lo requieren (sillas, mouse, levanta pantallas, otros).
- Organizar actividades en las que participa su unidad, en términos de la coordinación con otras áreas ministeriales, gestionar documentación administrativa requerida para realizar la actividad y controlar las tareas de logística en general.
- Apoyar la comunicación interna de su unidad, especialmente respecto a información relevante referente a los integrantes del equipo de trabajo.

Perfil de la Función

Los siguientes elementos componen el Perfil de la Función y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Formación Educacional

Educación Media Completa.

Experiencia sector público / sector privado

Experiencia laboral acreditada de al menos dos (02)





años ejerciendo funciones de secretario(a) o asistente administrativo.

Competencias

COMPETENCIAS

DEFINICIÓN

TRANSVERSALES

Trabajo en equipo/
colaboración

Capacidad para trabajar con otros equipos o grupos de trabajo u otras personas- integradamente y de manera efectiva para alcanzar metas comunes y objetivos de la Institución; compartir conocimientos y manifestar una predisposición a escuchar y aceptar aportes de otras personas; contribuir al consenso y aceptarlo; alinear los objetivos propios a los objetivos de la organización y/o del equipo. Responsabilizarse de las tareas encomendadas por el equipo y comprometerse con el resultado del trabajo grupal. Establecer relaciones de cooperación para que las distintas habilidades personales sean compatibles.





Preocuparse no sólo por las propias tareas sino también por las del resto del equipo de trabajo.

Orientación al cliente

Desarrollar con iniciativa relaciones con los clientes/usuarios, haciendo esfuerzos para escucharlos y entenderlos; prever y proporcionar soluciones a las necesidades de éstos; otorgar alta prioridad a su satisfacción. Implica un deseo de servir o ayudar a los clientes, de comprender y satisfacer sus necesidades. Además, supone interés por conocer y resolver sus problemas, tanto del cliente interno como externo. Implica la disposición a atender, de un modo efectivo, cordial y empático.

Flexibilidad/
adaptación

Capacidad para adaptarse y trabajar en variadas y diferentes situaciones, con personas o grupos diversos. Supone entender y valorar posturas diferentes o puntos de vista distintos y hasta encontrados, adaptando su propio comportamiento a medida que la situación cambiante lo requiera con el fin de beneficiar la calidad del resultado del proceso o decisión. Disposición para adaptarse con facilidad, en forma rápida y adecuadamente a distintos contextos, situaciones, medios y personas. Capacidad de modificar la propia conducta para alcanzar determinados objetivos cuando surgen dificultades, nueva información o cambios en el medio. Se asocia con la versatilidad del comportamiento para adaptarse a distintos escenarios.

Orientación a la calidad /
eficiencia

Implica realizar el trabajo con excelencia. Poseer la capacidad de comprender la esencia de los aspectos complejos para transformarlos en soluciones prácticas y operacionales para la Institución, tanto para sí mismo como para los clientes y otras personas involucradas. Capacidad de encaminar todas las acciones al logro de lo esperado y de administrar los procesos establecidos para que no interfieran con la consecución de los resultados esperados. Preocuparse en forma permanente por el resultado final de cada una de las tareas realizadas, verificando la inexistencia de errores y/u omisiones. Realizar las tareas manifestando interés por todas las áreas afectadas, sin importar cuán pequeñas sean; verificar con precisión los procesos y las tareas.

ESPECÍFICAS

Seguimiento

Establecer procedimientos para controlar los resultados de las tareas o proyectos; tomar en consideración las habilidades, los conocimientos y la experiencia de la persona a quien se le asigna una tarea y su compatibilidad con las exigencias de lo asignado.
Es la preocupación continua por comprobar y controlar el trabajo y la información. Implica una actitud de observación respecto de la claridad en la asignación de responsabilidades y funciones.

Control de la Información

Es la preocupación continua por comprobar y controlar el trabajo y la información. Implica también una insistencia en que las responsabilidades y funciones asignadas estén claramente planteadas.
Puede implicar el análisis profundo o el pedido de información concreta, la resolución de discrepancias haciendo una serie de preguntas o la búsqueda de información variada para los fines requeridos.
Establecer procedimientos permanentes de recopilación y revisión de la información necesaria para el manejo de los proyectos o de una organización; tomar en consideración habilidades, conocimientos y experiencia de los funcionarios a fin de obtener la Información adecuada.

Tolerancia al estrés

Mantener un desempeño estable bajo presión u oposición (tal como la presión con plazos o la ambigüedad en el puesto); aliviar el estrés de una manera que sea aceptable para la persona, otras personas y la Institución.
Habilidad para seguir actuando con eficacia en situaciones de presión de tiempo y de desacuerdo, oposición y diversidad. Es la capacidad para responder y trabajar con alto desempeño en situaciones de mucha exigencia.

Planificación y Organización / Manejo del Trabajo

Establecer un curso de acción para sí mismo y para los demás a fin de lograr un objetivo específico; planear las asignaciones apropiadas de personal y la adecuada distribución de recursos.
Capacidad de determinar eficazmente las metas y prioridades de su tarea/área/proyecto, estipulando la acción, los plazos y los recursos requeridos.
Implica determinar prioridades, tiempos y recursos de manera efectiva. Implica el cuidado de los recursos públicos materiales y no materiales, buscando minimizar errores y desperdicios.

Requisitos Generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 de la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

a) Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia;
b) Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente;
c) Tener salud compatible con el desempeño del cargo;
d) Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley;
e) No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria;
f) No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

a) Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.
b) Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.
c) Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.
d) Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.
e) Desarrollar actividades particulares en los mismos horarios de labores dentro del Servicio, o que interfieran con su desempeño funcionario, salvo actividades de tipo docente, con un máximo de 12 horas semanales.
f) Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Etapas de Selección

ETAPA Y PONDERACIÓN

FACTOR

CRITERIO

PTJE. FACTOR

PTJE. MÁX. ETAPA

PTJE. MÍN. ETAPA

PLAZO Y MEDIO DE REALIZACIÓN

ETAPA I: Formación Educacional, y Cursos de Capacitación
20%

Formación Educacional

Educación media completa

13

20

15

10 días hábiles (Evaluación interna)

Otros estudios

2

Capacitación
y/o perfeccionamiento

Posee 4 o más cursos señalados en el 3.2.

7

Posee entre 1 y 3 cursos señalados en el 3.2.

5

No posee capacitación en materias enunciadas en las Bases del Proceso o no la acredita debidamente.

2

ETAPA II: Experiencia laboral
20%

Experiencia Laboral

Experiencia laboral debidamente acreditada de 4 años o más, en áreas señalados en el 3.3.

20

20

10

Experiencia laboral debidamente acreditada de 3 años, en áreas señalados en el 3.3.

15

Experiencia laboral debidamente acreditada de 2 años, en áreas señalados en el 3.3.

10

Experiencia laboral debidamente acreditada inferior a 2 años, en áreas señalados en el 3.3.
No acredita experiencia mínima requerida

5

ETAPA III: Conocimientos Técnicos
20%

Evaluación Psicolaboral

Nota de 6,0 a 7,0

20

20

10

5 días hábiles posteriores al término del plazo establecido para la Etapa II

Nota de 5,0 a 5,9

10

Nota igual o inferior a 4,9

5

ETAPA IV: Adecuación Psicolaboral
20%

Evaluación de conocimientos técnicos asociados a las materias enunciadas en el perfil del cargo.

Recomendable para el cargo

20

20

10

5 días hábiles posteriores al término del plazo establecido para la Etapa III

Recomendable con observaciones para el cargo

10

No Recomendable para el cargo

5

ETAPA V: Apreciación global
20%

Entrevista de apreciación global

Nota de 6,0 a 7,0

20

20

10

5 días hábiles posteriores al término del plazo establecido para la Etapa IV

Nota de 5,0 a 5,9

10

Nota igual o inferior a 4,9

5

Puntaje mínimo para ser considerado idóneo

55

PUNTAJE TOTAL

100

Documentos Requeridos para Postular

- Copia Cédula de Identidad

- Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley
- Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados, según corresponda
- Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral
- Certificado Situación militar al día (*)
- CV Formato Libre (Propio)

Declaraciones Juradas

Declaración jurada que cumple requisitos de ingreso (art. 12 let. c), e) y f) y art. 54 DFL 1/19.653)

DECLARACIÓN JURADA DE INGRESO A LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Yo Cédula de Identidad N° .

Declaro bajo juramento lo siguiente:

- Tener salud compatible con el cargo (Artículo 12 letra c del Estatuto Administrativo)
- No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, en los últimos cinco años (Artículo 12 letra e del Estatuto Administrativo)
- No tener inhabilidad para el ejercicio de funciones o cargos públicos, no hallarme condenado por crimen o simple delito (Artículo 12 letra f del Estatuto Administrativo)
- No estar afecto o afecta a las inhabilidades señaladas en el artículo 54 del DFL N°1/19.653 de 2000 del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado.

FECHA:

Suscribo declaración jurada simple

Preguntas al Postulante

Las respuestas no pueden ser modificadas tras la postulación a esta convocatoria

La información entregada se considerada en la evaluación del proceso de reclutamiento y selección, por lo que sus respuestas deben ser verídicas, ya que la institución responsable de la convocatoria, se reserva el derecho de pedir antecedentes para comprobar la fidelidad de la información entregada.

Mensaje de advertencia

Recuerde iniciar sesión de usuario para ver formulario de preguntas al postulante.

Iniciar Sesión

Calendarización del Proceso

Fase

Fechas

Postulación

Difusión y Plazo de Postulación en www.empleospublicos.cl

22/10/2024-25/10/2024

Selección

Proceso de Evaluación y Selección del Postulante

28/10/2024-12/11/2024

Finalización

Finalización del Proceso

18/11/2024-22/11/2024

El portal estará habilitado para recibir postulaciones hasta las 23:59 horas del día 25/10/2024

Correo de Contacto: [email protected]

Condiciones Generales

- Se deja establecido en estos lineamientos que, la nómina de postulantes idóneos resultantes de este proceso de selección servirá para cubrir nuevas vacantes que se requiera proveer para el mismo o similar perfil (aunque sea con diferente grado). Dicha nómina tendrá una vigencia de hasta 6 meses.
- Las bases se encontrarán disponibles para descargarlas desde el aviso publicado en el portal de la Dirección Nacional del Servicio Civil en la página web www.empleospublicos.cl.
- Los plazos publicados en estas bases pueden ser modificados por razones de fuerza mayor y/o por necesidades del Servicio.
- Para la postulación, los interesados deben informar todos aquellos títulos y estudios terminados o en curso posean.
- Las vacantes se cubrirán en jornada laboral completa, es decir, de 44 horas semanales, de lunes a viernes.
- Para formalizar la postulación, los interesados que reúnan los requisitos mínimos señalados en las bases del proceso deberán presentar la totalidad de los documentos requeridos en el numeral 5.2. letra a).

- Las notificaciones y citaciones para rendir evaluaciones contempladas en este proceso de selección se realizarán a través de mensajes dirigidos a la casilla de correo electrónico registrada en el usuario/a de www.empleospublicos.cl, de cada postulante. Por razones ajenas a la plataforma www.empleospublicos.cl y al Ministerio de Vivienda y Urbanismo, los mensajes de notificación o de citaciones emitidos desde cuentas @serviciocivil.gov.cl o @minvu.cl podrían ingresar como “correos no deseados” o “Spam”, por ello se requiere que los/as postulantes revisen periódicamente todos los buzones del correo electrónico informado en su usuario/a de Empleos Públicos.

Las condiciones y contenidos especificados en esta publicación son determinados por el servicio público convocante. Asimismo, el desarrollo del proceso de selección es de su exclusiva responsabilidad.

En virtud de la entrada en vigencia de la ley N°21.389 (que crea el Registro Nacional de Deudores de Pensiones de Alimentos) y en el caso de ser contratada/o y/o nombrada/o en alguno de los cargos publicados en este portal, la institución contratante deberá consultar si usted posee una obligación pendiente en el mencionado Registro Nacional de Deudores de Pensiones de Alimentos, a efecto de proceder con las retenciones y pagos que correspondan. La persona que figure en el registro deberá autorizar como condición habilitante para su contratación/nombramiento, que la institución respectiva proceda a hacer las retenciones y pagos directamente al alimentario.

¿Qué documentos necesito para postular?

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▶️ Secretario(a) Administrativo(a)
🖊️ Corfo
📍 Copiapó